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Wer muss eine Einkommensteuererklärung abgeben?

Grundsätzlich sind Sie verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung immer dann abzugeben, wenn Sie vom Finanzamt dazu aufgefordert werden (§ 42 Abs 1 Z 1 EStG), dh. wenn Sie eine Einkommensteuererklärung zugesendet bekommen. Ergeht keine Aufforderung, ist zu unterscheiden, ob im Einkommen lohnsteuerpflichtige Einkünfte enthalten sind oder nicht.

Eine Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung besteht für unbeschränkt Steuerpflichtige (= Personen mit österreichischem Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Österreich) insbesondere in jenen Fällen, in denen das steuerfreie Basiseinkommen überschritten ist und nicht nur ein einziger lohnsteuerpflichtiger Bezug vorliegt:

Sind in Ihrem Einkommen keine lohnsteuerpflichtigen Einkünfte enthalten, müssen Sie eine Einkommensteuererklärung dann abgeben, wenn Ihr Einkommen mehr als 11.000 Euro beträgt (§ 42 Abs 1 Z 3 EStG).
Sind in Ihrem Einkommen neben lohnsteuerpflichtigen Einkünften auch andere Einkünfte (z.B. aus einem Werkvertrag) von insgesamt mehr als 730 Euro enthalten und übersteigt Ihr gesamtes Einkommen 12.000 Euro, so sind Sie verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Endbesteuerte Kapitalerträge sind hier nicht einzurechnen!
Wenn gleichzeitig zwei oder mehrere nicht selbstständige Tätigkeiten ausgeübt oder zwei oder mehrere Pensionen (die nicht von einem Pensionsträger gemeinsam versteuert worden sind) bezogen werden und das Einkommen mehr als 12.000 Euro beträgt
Wenn Einkünfte aus Kapitalvermögen bezogen worden sind, die dem besonderen Steuersatz von 27,5 Prozent, aber nicht der KESt unterliegen (insbesondere ausländische Kapitaleinkünfte) sowie
wenn Einkünfte aus privaten Grundstücksveräußerungen im Sinne des § 30 EStG erzielt werden, für die keine Immobilien-Ertragsteuer entrichtet wurde.

Schließlich besteht eine Steuererklärungspflicht, wenn Ihr Einkommen ganz oder teilweise aus betrieblichen Einkünften (Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb sowie aus selbstständiger Arbeit) besteht und der Gewinn durch Buchführung ermittelt wird.

Sie sind grundsätzlich dazu verpflichtet die Einkommensteuererklärung elektronisch über FinanzOnline (Eingaben/Erklärungen) abzugeben.

Die Einkommensteuererklärung ist bis 30. April des Folgejahres bzw. bei elektronischer Übermittlung über FinanzOnline bis 30. Juni des Folgejahres einzureichen (§ 134 Abs 1 BAO). Im Einzelfall kann auf begründeten Antrag die Frist zur Abgabe der Steuererklärung verlängert werden (§ 134 Abs 2 BAO). Dieser Antrag kann auch über FinanzOnline unter Eingaben/Anträge/Fristverlängerung elektronisch eingebracht werden. Wenn Sie von einer steuerlichen Vertreterin/einem steuerlichen Vertreter vertreten werden, haben Sie für die Einreichung der Steuererklärung in der Regel länger Zeit.

Die Einkommensteuer wird grundsätzlich im Nachhinein mit Bescheid festgesetzt (§ 39 Abs 1 EStG). Nachdem die Einkommensteuererklärung beim Finanzamt eingereicht wurde, wird die Veranlagung vorgenommen und die Einkommensteuer nach dem Tarif berechnet.

Auf die ermittelte Einkommensteuer werden die von Ihnen in Höhe der voraussichtlichen Einkommensteuer geleisteten Vorauszahlungen angerechnet. Sind im Einkommen neben Einkünften als Unternehmerin/Unternehmer auch Einkünfte aus einem Dienstverhältnis enthalten, wird von der Einkommensteuer die einbehaltene Lohnsteuer abgezogen, weil diese nur eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer darstellt.

Eine festgesetzte Einkommensteuerschuld ist binnen eines Monats – gerechnet ab Bescheidzustellung – zu zahlen (§ 210 Abs 1 Bundesabgabenordnung – BAO).

Wenn Sie mit der bescheidmäßigen Feststellung nicht einverstanden sind, weil etwa der Bescheid von Ihrer Erklärung abweicht oder weil Ihnen bei der Abfassung der Erklärung ein Fehler unterlaufen ist, können Sie binnen eines Monats ab Zustellung des Bescheides das Rechtsmittel der Beschwerde einbringen (§§ 243ff BAO).

Wann erfolgt für einen Arbeitnehmer eine Pflichtveranlagung durch das Finanzamt?

Unter bestimmten Voraussetzungen muss eine Steuererklärung abgegeben werden. Diese Verpflichtung besteht dann, wenn Ihr Gesamteinkommen (pro Jahr) mehr als 12.000 Euro betragen hat und z.B. einer der unten angeführten Gründe vorliegt. Die Pflichtveranlagung ist bis 30. April bzw. 30. Juni (bei Online-Erklärungen) des Folgejahres durchzuführen.

Die wichtigsten Fälle hierfür sind:

Nebeneinkünfte überschreiten die Pflichtveranlagungsgrenze von 730 Euro
Im Kalenderjahr haben Sie zumindest zwei oder mehrere lohnsteuerpflichtige Einkünfte gleichzeitig bezogen
Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag wurden zu Unrecht berücksichtigt
Ab 2019: Ein Familienbonus Plus wurde bei der Lohnverrechnung berücksichtigt, obwohl die Voraussetzungen nicht vorlagen oder wenn sich ergibt, dass ein nicht zustehender Betrag berücksichtigt wurde.
Sie sind Ihrer Meldepflicht über Änderungen der Verhältnisse zum Pendlerpauschale und/oder zum Kinderbetreuungszuschuss nicht nachgekommen
Zufluss von bestimmten Bezügen (Dienstleistungsscheck, Rehabilitationsgeld, Insolvenz-Entgelt-Fonds, u.v.m.)
Wenn ein Freibetragsbescheid bei der Lohnverrechnung berücksichtigt wurde
Einkünfte aus Kapitalvermögen oder entsprechende betriebliche Einkünfte ohne Kapitalertragsteuerabzug vorliegen
Einkünfte aus privaten Grundstücksveräußerungen, für die keine Immobilienertragsteuer entrichtet wurde, vorliegen

Achtung, kommt es bei der Arbeitnehmerveranlagung zu einer Nachzahlung infolge mehrerer nichtselbständiger Bezüge oder bei anderen (selbständigen) Einkünften von mehr als 730 €, schreibt das Finanzamt vierteljährlich Vorauszahlungen vor. Die Vorauszahlungen werden nur festgesetzt, wenn sie mehr als 300 € jährlich betragen. Sie sind je zu einem Viertel am 15.02., 15.5., 15.08. und am 15.11. zu leisten und werden bei der nächsten Veranlagung selbstverständlich angerechnet.

Wie lange muss ich meine Belege aufheben?

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren.

Achtung:
Auch alle elektronischen Aufzeichnungen iZm der elektronischen Registrierkasse (Registrierkassenpflicht seit 1.1.2016) unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (z.B. Datenerfassungsprotokoll, Startbeleg, Monatsbeleg usw.)

Belege können entweder

in Papierform (Schriftstücke) oder
mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder
in elektronisch gespeicherter Form (durch Scannen und Speichern auf WORM-Datenträgern)

aufbewahrt werden.

Elektronische Datenträger

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden.

Lediglich Scannen und auf einen USB-Stick sichern erfüllt die Voraussetzungen für die Aufbewahrungspflicht nicht. Hier muss z.B. ein WORM-Speicher verwendet werden, dieser sorg für die Unveränderbarkeit der Daten.

Auch hier besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw. zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben.

Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind zB die Belege des Kalenderjahres 2019 bis Ende des Kalenderjahres 2026 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Das Umsatzsteuergesetz enthält eine Sonderbestimmung für Grundstücke im Sinn des § 2 Grunderwerbsteuergesetzes. Danach sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die solche Grundstücke betreffen, 22 Jahre aufzubewahren.

Weiters kennt das Umsatzsteuergesetz noch eine zusätzliche Aufbewahrungsfrist für jene Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird, hier beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzbefugnis durch die Abgabenbehörde ergeben.

Wieviel darf ich als Arbeitnehmer steuerfrei pro Jahr dazuverdienen?

Wenn neben einem "echten" Arbeitsverhältnis andere Einkünfte bezogen werden, die nicht aus einem Arbeitsverhältnis stammen (etwa aus einem freien Dienstvertrag, Werkvertrag, Mieteinnahmen) , so sind diese bis zu 730 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei.

Wenn diese Einkünfte (Gewinn= Einnahmen – Ausgaben) 730 Euro im Kalenderjahr übersteigen und gemeinsam mit ihren Einkünften aus dem Arbeitsverhältnis insgesamt mehr als 12.000 Euro steuerpflichtiges Einkommen ergeben, ist bis Ende April (bei elektronischer Übermittlung bis Ende Juni) des Folgejahres eine Einkommensteuererklärung abzugeben und Steuer abzuführen.

Liegt der Zuverdienst zwischen 730 und 1.460 Euro, gibt es eine Einschleifregelung: nur das Doppelte des 730 Euro übersteigenden Betrages ist steuerpflichtig (Gewinn 1200 - 730 = 470 x 2 = 940 Euro werden versteuert).

PKW Was muss ich beim Kauf beachten?

Aufwendungen bzw. Ausgaben im Zusammenhang mit der Anschaffung eines PKWs sind insoweit angemessen, als die Anschaffungskosten für Anschaffungen ab dem Kalenderjahr 2005 die Höhe von 40.000,00 Euro (inklusive Umsatzsteuer und NoVA) nicht übersteigen.

Der auf die Repräsentation entfallende Teil der Aufwendung kann nicht als Betriebsausgabe anerkannt werden (VwGH 18.12.1996, 94/15/0155). Höhere Anschaffungskosten als 40.000 Euro sind nicht abzugsfähig. Dem entspricht, dass bei Überlassung des Fahrzeuges an den Arbeitnehmer kein höherer Sachbezugswert als 1,5% der Anschaffungskosten von 40.000 Euro pro Monat - also maximal 600 Euro zugerechnet wird.

Die Anschaffungskosten umfassen auch alle Kosten für Sonderausstattungen (zB Klimaanlage, Alufelgen, Sonderlackierung, Antiblockiersystem, Airbag, Allradantrieb, Hochgeschwindigkeitsreifen, ein serienmäßig eingebautes Autoradio, ein serienmäßig eingebautes Navigationssystem usw.). Derartige Zusatzkosten erhöhen daher nicht die Obergrenze der Anschaffungskosten. Maßgeblich sind die tatsächlichen Kosten, daher sind handelsübliche Preisnachlässe vom Listenpreis zu berücksichtigen.

Sondereinrichtungen, die selbstständig bewertbar sind, gehören nicht zu den Anschaffungskosten des PKW und fallen nicht unter die Angemessenheitsgrenze. Die Anschaffungskosten umfassen daher nicht die Kosten eines Autotelefons, ebenso wenig wie ein Taxameter, eine Funkeinrichtung, ein nachträglich eingebautes Navigationssystem oder ein Computer-Fahrtenbuch, die unabhängig abzuschreiben sind. Der nachträgliche Einbau eines Radios in das vom Unternehmer benutzte und zum Betriebsvermögen gehörende KFZ ist regelmäßig der privaten Sphäre zuzuordnen.

Ein Luxusfahrzeug verliert seine Luxustangente nicht dadurch, dass es gebraucht angeschafft wird (VwGH 22.01.2004, 98/14/0165). Bei Fahrzeugen, die in gebrauchtem Zustand angeschafft wurden, hat die Kürzung der Aufwendungen (Anschaffungskosten) auf Grund der Verhältnisse zum Zeitpunkt der Erstzulassung dieses Fahrzeuges zu erfolgen. Dies ist dahingehend zu verstehen, dass die tatsächlichen, nicht aber die rechtlichen Verhältnisse zu beachten sind. Im Ergebnis ist daher der Neupreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung für die Ermittlung der Luxustangente heranzuziehen. Allerdings hat die Ermittlung der Luxustangente unter Heranziehung der im Jahr der Anschaffung des Gebrauchtfahrzeuges geltenden Angemessenheitsgrenze zu erfolgen. Die Kürzung ist daher vorzunehmen, wenn der Neupreis dieses Fahrzeuges über 40.000 Euro liegt. Bei Fahrzeugen, die mehr als fünf Jahre (60 Monate) nach ihrer Erstzulassung angeschafft werden, sind hinsichtlich der Kürzung die tatsächlichen Anschaffungskosten des Gebrauchtfahrzeuges maßgeblich.

Beispiel:
Ein drei Jahre alter PKW wird im Jahr 2011 gebraucht um 21.000 Euro angeschafft. Der Neupreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung im Jahr 2008 betrug 50.000 Euro. Die Anschaffungskosten sind daher um 20% zu kürzen. Die AfA-Basis beträgt 16.800 Euro.

Als gebrauchte Fahrzeuge gelten für Zwecke der Bemessung der Luxustangente auch Vorführfahrzeuge.

FISKAL LKW

Es gibt für eine Unternehmerin/einen Unternehmer auch die Möglichkeit einen sogenannten "Fiskal-Lkw" (Kleinlastkraftwagen, Kastenwagen, Pritschenwagen und Kleinbusse) anzuschaffen.

Damit ein Kraftfahrzeug als "Fiskal-Lkw" einzustufen ist, müssen die jeweiligen Voraussetzungen der Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die steuerliche Einstufung von Fahrzeugen als Kleinlastkraftwagen und Kleinbusse erfüllt sein.

Der "Fiskal-Lkw" bietet verschiedene steuerliche Begünstigungen:

Vorsteuerabzug
Kürzere Abschreibungsdauer (die für Pkw gesetzlich festgelegte Nutzungsdauer von acht Jahren ist nicht anzuwenden)
Begünstigtes Wirtschaftsgut für investitionsbedingten Gewinnfreibetrag

Kann ich als Arbeitnehmer einen Computer absetzen?

Aufwendungen im Zusammenhang mit der Anschaffung eines Computers einschließlich des Zubehörs (Drucker, etc) sind Werbungskosten, soweit eine berufliche Verwendung eindeutig feststeht.

Kein Problem gibt es in den Fällen, wo das Gerät auf dem Arbeitsplatz des Dienstnehmers orstfest eingesetzt wird. Bei Computern, die in der Wohnung aufgestellt werden, sowie bei tragbaren Computern oder Tablet PCs sollte man den beruflichen Zusammenhang begründen und das Ausmaß der beruflichen Nutzung nachweisen oder zumindest schätzen. Ohne besonderen Nachweis wird, wenn eine wesentliche Nutzung als Arbeitsmittel dem Grunde nach glaubhaft gemacht wird, ein Privatanteil von 40 % angenommen.

Sämtliche mit dem Betrieb des Computers verbundenen Aufwendungen, wie z.B. Zusatzgeräte, Handbücher, Software, Wartungskosten, Strom oder Papier, zählen ebenfalls zu den Werbungskosten. Übersteigen die Anschaffungskosten ab 2020 jeweils 800,00 Euro (bis inklusive 2019 400 €) , so sind sie nur auf die Nutzungsdauer verteilt im Wege der Absetzung für Abnutzung steuerlich wirksam. Für PCs wird grundsätzlich eine Nutzungsdauer von mindestens 3 Jahren angenommen. Die Nutzungsdauer für Software und Computerzubehör (Drucker, Scanner, etc) wird idR mit drei bis fünf Jahren angenommen.

Kann ich als Arbeitnehmer Aus- und Fortbildungskosten absetzen?

Steuerlich absetzbar sind beruflich veranlasste Ausbildungskosten, Fortbildungskosten sowie Kosten für Umschulungsmaßnahmen.

Ausbildungskosten liegen vor, wenn die Bildungsmaßnahme zur Erlangung von Kenntnissen dient, die eine künftige Berufsausübung ermöglichen. Sin sind absetzbar, wenn sie im Zusammenhang mit einer zum aktuell ausgeübten Beruf verwandten Tätigkeit stehen. Verwandte Tätigkeiten sind z.B. Friseur und Fußpfleger, Elektrotechniker und EDV Techniker, Fleischhauer und Koch.

Fortbildungskosten liegen vor, wenn bereits eine berufliche Tätigkeit ausgeübt wird und die Bildungsmaßnahme der Verbesserung von Kenntnissen und Fähigkeiten in Ausübung dieser Tätigkeit dienen. Auch kaufmännische oder bürotechnische Grundausbildungen sind ohne Prüfung einer konkreten Verwendbarkeit im jeweiligen Beruf abzugsfähig. (z.B. EDV Kurse, Buchhaltungskurse)

Umschulungskosten sind dann begünstigt, wenn durch die Maßnahme der Einstieg in eine neue berufliche Tätigkeit ermöglicht und eine tatsächliche Ausübung eines anderen Berufes angestrebt wird, der mit der bisherigen Tätigkeit nicht verwandt ist. Vorausgesetzt, eine Tätigkeit wird oder wurde ausgeübt. Die Geltendmachung von Umschulungskosten für Pensionsbezieher ist daher nicht möglich. Aufwendungen für einzelne Kurse für eine nicht verwandte berufliche Tätigkeit sind daher nicht abzugsfähig, weil dadurch idR kein Berufsumstieg sichergestellt werden kann.

Grundsätzlich sind Aus- und Fortbildungskosten nur dann abzugsfähig, wenn man schon einen Beruf ausübt. Fortbildungskosten für eine künftige Tätigkeit können bei nachweislicher Jobzusage aber bereits abgesetzt werden.

Welche Aufwendungen können steuerlich abgesetzt werden?

Die Kosten der Aus- und Fortbildungsmaßnahme (Kurskosten, Kosten für Skripten, etc.)
Die tatsächlichen Fahrtkosten (Kilometergelder. Öffentliche Verkehrsmittel, etc) sofern diese nicht bereits durch den Verkehrsabsetzbetrag bzw. das Pendlerpauschale abgegolten sind.
Tagesgelder, wenn eine „Reise“ laut Steuergesetz vorliegt. (mind. 25 km entfernt, im Inland länger als 3 Stunden, im Ausland länger als 5 Stunden)
Kosten einer auswärtigen Nächtigung in tatsächlicher Höhe bzw. sofern eine „Reise“ laut Steuergesetz vorliegt, auch in pauschalierter Höhe. Die absetzbaren Nächtigungskosten sind mit den Beamten-Höchstsätzen limitiert.

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